Comment faire des sous-totaux sur Excel ?

Ça y est, vous n'êtes plus complètement novice !! Vous venez d'apprendre à réaliser une somme sur Excel, vous savez créer un filtre. Mais vous rencontrez un problème. Votre formule de somme ne tient pas compte du filtre en place. C'est normal !! Il s'agit d'un sous-total ! Mais les sous-totaux sont ultra simples à mettre en place vous allez voir !

 

Placez votre ligne de somme au dessus de l'en-tête

Je l'ai souvent dit, bien que ce ne soit pas une étape indispensable, je ne saurais que vous conseiller de placer votre total au dessus ou juste en dessous de votre ligne d'en-tête et pas comme beaucoup le font en bas du tableau. Cela vous permettra d'ajouter facilement des données, des lignes dans votre tableau sans avoir à déplacer votre ligne de somme.

Mettre des sous-totaux en place sur Excel

Voici donc l'exemple du jour. La comparaison du chiffre d'affaires et des notes de frais de 12 commerciaux répartis sur 4 régions. Dans le tableau ci-dessus, nous avons ces informations par commercial, ainsi que le total.

Appliquer un filtre

Commençons tout d'abord par filtrer le document sur la région Ouest et regardons le résultat.

Filtre avec la fonction somme

Résultat sans sous-totaux

Voilà donc le problème. La formule somme entrée en ligne 1 ne tient pas compte du filtre appliqué et renvoie la somme globale de la plage. La solution, la voici :

Utiliser la fonction SOUS.TOTAL

En effet, cette fonction renverra uniquement le résultat en fonction du filtre appliqué. C'est celle-ci qui vous permettra de réaliser des sous-totaux sur Excel. Cette fonction comporte deux parties. La première va consister à indiquer un numéro de fonction. Il s'agit d'un nombre de 1 à 11 qui renverra au choix : une somme, une moyenne, un nombre de cellules non vides, etc. Voici le tableau de correspondance des numéros de fonction.

Numéros de fonction SOUS.TOTAL

La seconde partie comprend la plage de données, autrement dit la même que celle que nous avions tout à l'heure pour notre fonction SOMME. Et puisque c'est une somme que voulons ici, nous écrirons donc ici =SOUS.TOTAL(9;C2:14).

Fonction sous-total opérationelle

Ça fonctionne !!

Résultat avec la fonction sous-total

Pour aller plus loin ...

Il se peut que vous ayez dans votre document des cellules masquées. Dans ce cas vous avez le choix entre tenir compte de ces cellules masquées dans la somme (ou la moyenne par exemple) ou ne pas en tenir compte. Si vous souhaitez en tenir compte, prenez les valeurs du tableau de correspondance ci-dessus, autrement dit les valeurs 1 à 11.

En revanche, si vous souhaitez ne pas tenir compte des cellules masquées, entrez des valeurs de 101 à 111. C'est la raison pour laquelle Excel vous propose deux fois SOMME dans son menu déroulant lorsque vous éditez la formule.

Les options des sous-totaux

Et au risque de me répéter, pensez à figer les volets, c'est tellement plus simple à l'utilisation.

 Vous pouvez télécharger le fichier d'exemple ici : Fonction SOUS.TOTAL.

 

A vous de jouer !

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